Büro in Form
Microsofts Office-Familie hat mit der Ausgabe 2003 Zuwachs bekommen. Infopath heißt der Neuzugang und erlaubt das Entwerfen und Ausfüllen von Formularen. Die Software setzt auf XML zur Datenbeschreibung.
- Stefan Mintert
Mit der 2003er-Version ihres Office-Pakets hat Microsoft XML als zusätzliches Format aller hauseigenen Dokumente gewählt, und mit Infopath ist in der Enterprise-Variante von Office 2003 ein Formulargenerator hinzugekommen, der ebenfalls XML-basiert arbeitet. Das mit diesem Artikel beginnende dreiteilige Tutorial soll zeigen, wie XML in Infopath, Word und Excel zum Einsatz kommt und wie Anwender das nutzen können.
Formulare zu entwerfen ist eine Kunst für sich, das Ausfüllen hingegen manchmal eine Qual. Elektronische Formulare können beides erleichtern. Geeignete Eingabeelemente verhindern mehrere Antworten, wo nur eine zugelassen ist, Beschränkungen von Textfeldern regeln die Länge von Eingaben und so weiter. Darüber hinaus überprüfen Scripts noch im Webbrowser das Einhalten weiterer Restriktionen (klassischer Fall: die E-Mail-Adresse). Beim Ausdruck derartiger Formulare bestehen allerdings Grenzen, denn die Kombination von HTML, CSS und existierenden Browsern erlaubt keine perfekt gesteuerte Druckausgabe.
Im Gegensatz dazu lassen sich druckbare Formulare einfach mit jeder Textverarbeitung erzeugen. Allerdings fehlt hier die Möglichkeit, ein solches Formular am Bildschirm auszufüllen. Diese Lücke in der Office-Welt schließt Microsoft nun mit Infopath. Um es deutlich zu sagen: Das Produkt zielt nicht auf die Anwendung des Ausfüllens von Formularen im Webbrowser. Nichtsdestotrotz ist die Veröffentlichung von Infopath-Formularen im Web sowie das Zurücksenden von eingegebenen Daten über das Web vorgesehen. Zum Ausfüllen ist aber Infopath selbst notwendig. Die Ausrichtung der Software zeigt sich schon in den mitgelieferten Beispielformularen: Von einer Bewerberbeurteilung, über einen Reiseantrag bis zur Spesenabrechnung sind Formulare zu finden, die in Unternehmen häufig anzutreffen sind. Dazu später mehr.
Erste formulierende Schritte
Um ein Formular zu entwerfen, stehen dem Infopath-Anwender drei Wege offen: Neben der Modifikation einer Vorlage lässt sich ein Formular „aus einer Datenquelle“ entwickeln. Zunächst aber zu dem vermeintlich nahe liegenden Vorgehen, dem Entwerfen eines neues Formulars.
Anfangs ist das neue Formular ein leeres Arbeitsblatt neben dem Menü für die häufigsten Aufgaben beim Formularentwurf. Für die ersten Schritte sind besonders die Punkte „Layout“ und „Steuerelemente“ wichtig. Unter „Layout“ verbergen sich Punkte zum Anlegen von Tabellen. Interessanter sind die Steuerelemente (siehe Abbildung 3). Viele davon sind aus HTML bekannt; im Folgenden sind die HTML-Äquivalente, falls vorhanden, in Klammern genannt.
Ein Textfeld (<input type=“text“..>) dürfte die häufigste Eingabeform darstellen: die Erfassung von reinem Text. Das Rich-Text-Feld besitzt keine Entsprechung in HTML. Der hier eingegebene Text lässt sich durch Änderungen der Schrift, der Größe, der Farbe et cetera beeinflussen. Derartige Eingaben verschickt Infopath als XHTML-Schnipsel. Das Dropdown-Listenfeld und das Listenfeld (<select>) sind Menüs, die sich nur in ihrer Darstellung unterscheiden; der Name „Dropdown“ sagt alles.
Das Element zur Datumsauswahl dient wahlweise der Eingabe eines Datums oder eines Datums und einer Uhrzeit.
Kontrollkästchen und Optionsfelder entsprechen den HTML-Elementen für Checkboxen und Radio Buttons, also Kästchen zum Ankreuzen beliebig vieler Optionen oder Kästchen für eine 1-aus-n-Auswahl. Mehrere Steuerelemente lassen sich in Abschnitten zusammenfassen. Diese wiederum können optional oder wiederholbar sein. Das sind die wichtigsten Elemente, weitere, seltener benötigte, stehen zur Verfügung (siehe Abbildung 3).
Mit dem vorgestellten Repertoire lassen sich ohne Übung innerhalb weniger Minuten erste Formulare per Drag & Drop erzeugen (siehe Abbildung 5). In der Standardeinstellung nimmt Infopath selbstständig eine Bindung an eine Datenstruktur vor. Diese Bindung sorgt beim späteren Ausfüllen des Formulars dafür, dass der Generator die Benutzereingabe in die Felder der Datenstruktur überträgt.
Den vollständigen Text sowie einen Artikel zum Programmieren mit Office 2003 in COM und .Net finden Sie in der aktuellen Printausgabe
Tutorial-Inhalt
Teil I: Infopath – Entwurf von Formularen, Bindung an ein XML-Schema und DOM-Scripting
(hb)
