Neue Vorgaben zur elektronischen Buchführung

Mit Schreiben vom 28. November 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ neu gefasst (siehe ix.de/zq51). Sie gelten seit dem 1. Januar 2020, nach Wahl des Steuerpflichtigen aber auch für Besteuerungszeiträume, die weiter zurückliegen. Sie ersetzen die bislang gültige Fassung der GoBD aus dem Jahr 2014, die seit dem 01.01.2015 verbindlich war (GoBD 2015). Da die Buchführung heutzutage in der Regel digitalisiert erfolgt, sind sie für die meisten Unternehmen relevant. Die GoBD geben damit auch den Herstellern von Buchführungssystemen – etwa ERP-Systemen – vor, wie sie ihre Produkte zu gestalten haben. Wenn Unternehmen mit diesen die Vorgaben des BMF nicht einhalten können, drohen den Herstellern Gewährleistungsansprüche.

Strukturell orientieren sich die GoBD 2020 an der Vorfassung von 2015. Ein wesentlicher Grundsatz ist unverändert: Er betrifft die Pflicht, Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. Geschäftsvorfälle müssen dabei im Rahmen einer Belegaufzeichnung einzeln dokumentiert werden. Es gibt allerdings eine – sehr eng gefasste – Ausnahme: Sie greift, „wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen“. Das steuerpflichtige Unternehmen hat dies nachzuweisen. Erlaubt ist ein Verzicht der Aufzeichnung beispielsweise bei Verwendung einer „offenen Ladenkasse“, also einer Barkasse ohne technische Ausstattung.